Für sein Fazit braucht Andreas Böttinger-Weller exakt zwei Wörter: „Bringt Ruhe.“ Gemeint ist der Atellica Inventory Manager. Seit im Labor Blackholm das automatisierte Echtzeit-Bestands-Management seine Dienste tut, breitet sich besagte Ruhe im Bestellwesen aus.
Für sein Fazit braucht Andreas Böttinger-Weller exakt zwei Wörter: „Bringt Ruhe.“ Gemeint ist der Atellica Inventory Manager. Seit im Labor Blackholm das automatisierte Echtzeit-Bestands-Management seine Dienste tut, breitet sich besagte Ruhe im Bestellwesen aus. Sie zeigt sich in dem, was nicht mehr da ist. Keine Spur von hektischer Nervosität, weil ein Reagenz fehlt. Kein Stress, weil unklar ist, wieviel von einem Produkt nachbestellt werden muss. Und bei niemandem schnellt der Blutdruck in die Höhe, weil teure Materialien ihr Verfallsdatum überschritten haben. Hier kommt eine Erfolgsgeschichte, die mit fünf Fingern anfängt und mit einem beachtlichen Nebeneffekt endet.
Die hochgehaltene Hand und fünf ausgespreizte Finger. Sie gehören Lars Schoch, dem Technischen Leiter der Abteilungen Immunoassay und Klinische Chemie. Mit seiner Geste erinnert er daran, wie viele Mitarbeiter früher in den Bestellprozess für Reagenzien und anderes Material eingebunden waren. Fünf Personen, die jede Woche mehrere Stunden zwischen Lager und manueller Bestellung auf Papierbögen zu tun hatten. Das Privatlabor Blackholm deckt das komplette Analysespektrum für niedergelassene Ärzte ab und bearbeitet täglich knapp 10.000 Proben. „Medizinische Labordiagnostik in solchen Dimensionen benötigt eine ausgefeilte Logistik“, weiß Andreas Böttinger-Weller, Leiter der Abteilungen Immunoassay und Klinische Chemie. Reagenzien und Hilfsmittel müssen stets in der richtigen Menge vorrätig sein. Nicht zu viel, weil Lagerfläche Geld kostet und die sensiblen Stoffe schnell verfallen. Aber auf keinen Fall zu wenig, damit das Labor alle angeforderten Analysen binnen Stunden durchführen kann.
Wareneingang: „Scannen und fertig“
Einen Großteil der Reagenzien bezieht Blackholm aus dem European Distribution Center (EDC) von Siemens Healthineers in Duisburg. Ein- bis zweimal wöchentlich treffen Paletten mit mehreren hundert verschiedenen Artikeln ein. Deren Umverpackungen sind selten größer als eine Keksschachtel. Je nach Verpackungsgröße passen bis zu 50 in einen Transportkarton. Vier mal vier davon übereinander gestapelt füllen eine Europalette. So sieht eine typische Lieferung aus. Es sind gut und gerne 50.000 Päckchen, die Blackholm jährlich einlagert, verbraucht, ausbucht und nachbestellt. Damit hatten die fünf von Lars Schoch per Fingerzeig angedeuteten Mitarbeiter bis Ende 2018 alle Hände von zu tun.
Damals, als im Bestellwesen noch vieles manuell abgewickelt wurde. Mit dem Atellica Inventory Manager (AIN) hat sich das grundlegend geändert. Weil Automatismen den Versorgungsprozess vereinfachen. Das beginnt mit der Warenannahme. „Wir scannen die Barcodes auf den Transportkartons – und fertig“, sagt Schoch. Denn der Barcode „weiß“, welche Artikel man in Duisburg hineingepackt hat. Ein Knopfdruck auf dem Handheld-Gerät löst die automatische Einbuchung mit allen erforderlichen Informationen aus: Produktname, Chargennummer, Liefer- und Verfallsdatum. Die Ware muss nur noch ins Kühl- oder Raumtemperatur Lager.
Jetzt kommt der Clou
Dreh- und Angelpunkt der automatisierten Nachbestellung und somit der durchgängigen Versorgungssicherheit sind die Umverpackungen der einzelnen Produkte. Auf jeder haftet ein RFID-Aufkleber, über den sich die Einheit eindeutig identifizieren lässt. Man sagt dazu auch Transponder oder RFID Tag.
„Das funktioniert perfekt“, bestätigt Böttinger-Weller. „Selbst wenn in dem Container fünfzig oder mehr leere Kartons kreuz und quer übereinander liegen, erfassen die RFID-Antennen jedes einzelne Exemplar.“ In Echtzeit wird die Bestandsliste aktualisiert, denn die Antennen sind über das LAN mit dem AIN verbunden.
Leere Umkartons als Informationsträger Wichtig ist, dass die RFID-Tags in den Bereich der Antennen gelangen. Deshalb sind die Mitarbeiter angehalten, leere Verpackungen in die dafür vorgesehenen Container zu werfen. Doch auch wenn jemand eine Hülle mit nach Hause nimmt, macht das nichts, solange er den Aufzug oder das Treppenhaus benutzt. Die Antennen sind so ausgerichtet, dass sie den Aufkleber erfassen. „Wer das verhindern wollte, müsste das RFID Label mit den Händen umschließen oder es unter einer gefüllten Wasserflasche verbergen“, erläutert Böttinger-Weller. Mit dem Ausbuchen schließt sich der Bestellkreis: Das AIN überwacht den Verbrauch und erstellt Bestellvorschläge, sofern die definierten Mindestbestände unterschritten werden. In aller Regel übernimmt Lars Schoch diese Liste ohne manuelle Eingriffe mit zwei, drei Mausklicks. Am nächsten Tag ist alles da und wird in den Bestand aufgenommen.
Auch für die Waren von Drittanbietern
Früher haben alle Fachbereiche ihre eigenen Bestellungen aufgegeben. Jedes Mal musste der zuständige Kollege vorher eine aufwendige manuelle Lagerinventur vornehmen, damit seine Lieferung weder zu üppig noch lückenhaft ausfiel. Das hat viel Zeit gefressen. Dann kam AIN. Von der Hardware-Installation bis zum Echtbetrieb verstrichen gerade mal vier Wochen. Seitdem braucht Schoch nicht mehr alle Finger seiner Hand, um die Mitglieder des Bestellteams zu zählen. Der auf sich selbst gerichtete Daumen reicht: „Das ganze Verfahren erledige ich allein.“
Wettbewerbsvorteil durch attraktive Arbeitsplätze
Die sonst eingebundenen Kollegen – allesamt hoch qualifizierte MTAs – haben mit dem Logistik Procedere kaum noch was zu tun. Stattdessen kümmern sie sich um das, was sie am besten können und wofür sie ihren Beruf erlernt haben. Das ist definitiv nicht das Ordern von klinischen Kalibratoren oder Cholinesterase Reagenzien. Sondern der Umgang mit Proben und deren Analyse.
„Wir erleben im Laborwesen einen enormen Fachkräftemangel“, sagt Andreas Böttinger-Weller. „Da sollten wir die Mitarbeiter nicht mit ermüdenden Routinen frustrieren und sie von ihren eigentlichen Aufgaben abhalten.“